Política de Privacidad
Última actualización: 25 de septiembre de 2026
Quiénes somos
Mentanas es un software de gestión para profesionales de la psicología ("la Plataforma"). Esta política explica cómo tratamos los datos personales de los profesionales usuarios y, cuando corresponde, de los pacientes que ellos registran.
Qué datos tratamos
De los profesionales: nombre, correo, datos de la cuenta y de la suscripción, y lo que publican en su página pública. De los pacientes (ingresados por el profesional, o por el propio paciente cuando responde un test, solicita una cita, firma un consentimiento por enlace o cambia o cancela su cita desde el enlace que le envía el profesional): datos de identificación y de contacto, datos clínicos (historia, notas de sesión, tareas acordadas, resultados de tests y pruebas), los archivos que el profesional adjunta a una sesión y las fotografías de sus notas manuscritas, el registro de cobros de cada sesión (importe, fecha y método de pago; nunca datos de tarjeta) y la evidencia de los consentimientos firmados. En las fichas de pareja o familia, los datos de cada persona. Los identificadores directos sensibles (cédula o documento de identidad, teléfono, dirección, contacto de emergencia) se almacenan cifrados y se leen solo cuando el profesional abre la ficha.
Para qué los usamos
Para prestar el servicio: agenda y recordatorios, historia clínica, notas y tareas, evaluaciones, registro de cobros, documentos clínicos, página pública con reservas, consentimiento informado y, opcionalmente, asistencia con inteligencia artificial. No vendemos datos personales ni los usamos para publicidad.
Datos de Google: qué recibimos y qué escribimos
Si conectas tu cuenta de Google solicitamos un único permiso sensible, `calendar.events`, además de tu dirección de correo para identificar la cuenta. Con él leemos y escribimos los eventos de tus citas (incluido el enlace de videollamada) y leemos tus horas ocupadas para no ofrecerlas como disponibles en tu página pública. Cada cita que sincronizas se crea en tu calendario de Google con el nombre completo del paciente, la fecha y la hora, la modalidad, el enlace de videollamada y la nota de la cita si la escribiste; no viajan la cédula, el teléfono, el diagnóstico ni nada de la historia clínica. Ese calendario es tuyo y queda bajo las condiciones de Google: si lo compartes con alguien, esa persona verá esos datos. No pedimos acceso a Gmail, Drive, contactos ni a ningún otro servicio de Google. Puedes desconectar Google en cualquier momento desde Configuración → Plan e integraciones, y al hacerlo eliminamos el token de acceso.
Datos de Google: con quién se comparten
Con NADIE con fines propios. Los datos que obtenemos de las APIs de Google no se venden, no se ceden a terceros, no se usan para publicidad ni para elaborar perfiles, y NO se envían a ningún proveedor de inteligencia artificial. La única transferencia que existe es a los proveedores de infraestructura estrictamente necesarios para operar el servicio, que actúan como encargados bajo contrato y solo pueden tratarlos siguiendo nuestras instrucciones: Supabase Inc. (base de datos y autenticación, EE.UU.), donde se almacena la hora y el estado de tus citas y tu correo de cuenta; y Cloudflare Inc. (servidor de la aplicación web y CDN, EE.UU.), que sirve la interfaz. Resend (correo transaccional) NO recibe datos de Google. Ningún empleado de Mentanas accede a tu calendario salvo que tú lo solicites expresamente por soporte.
Datos de Google: Uso Limitado
El uso que Mentanas hace de la información recibida de las APIs de Google se ajusta a la Política de Datos de Usuario de los Servicios de API de Google, incluidos sus requisitos de Uso Limitado. En particular: (a) esos datos se usan únicamente para ofrecer y mejorar la sincronización de tu agenda, que es la función que tú activaste; (b) no se transfieren a terceros salvo a los encargados de infraestructura citados, o cuando sea necesario por seguridad o por obligación legal; (c) no se usan ni se transfieren para publicidad; (d) no se usan, ni por nosotros ni por ningún tercero, para entrenar ni afinar modelos de inteligencia artificial generalizados o personalizados; y (e) ninguna persona lee esos datos, salvo con tu permiso expreso para resolver una incidencia, por seguridad o por obligación legal.
Aislamiento frente a la IA
La asistencia con IA de Mentanas y la sincronización con Google son dos funciones separadas que no comparten datos. El contexto que se envía al proveedor de IA se construye exclusivamente con información que el profesional escribió dentro de Mentanas —historia clínica, notas de sesión, resultados de tests— y de forma seudonimizada. Los títulos, descripciones, invitados y adjuntos de los eventos de tu Google Calendar no se almacenan ni se envían a ningún proveedor de IA en ningún caso. Tu correo de cuenta de Google tampoco forma parte de ese contexto.
Inteligencia artificial
Si el profesional lo activa, parte de la información se procesa con proveedores externos de IA, según el modelo que el profesional elija. Actualmente trabajamos con Groq, Google (Gemini), OpenAI y Anthropic (con servidores principalmente en los Estados Unidos), todos ellos bajo condiciones de API que excluyen el uso de los datos enviados para entrenar sus modelos; esta lista puede ampliarse y mantendremos esta política actualizada. Antes de enviar la información se seudonimiza (solo iniciales, sin nombre completo ni identificadores directos). Los proveedores procesan los datos únicamente para generar la respuesta y no los usan para entrenar sus modelos. Este tratamiento requiere el consentimiento informado del paciente.
Notas a mano, adjuntos, historial previo y documentos escaneados
Las fotografías que tomas de tus notas manuscritas, los archivos que adjuntas a una sesión y los documentos que el paciente trae de otros profesionales (su historial previo: informes, evaluaciones, certificados, que pueden nombrar a terceros como el profesional que los emitió) se guardan en un almacenamiento privado, al que solo tu cuenta accede, con límites de tamaño y de tipo. El texto de los PDF, Word y archivos de texto se extrae en tu propio navegador, sin salir de tu equipo. Leer una fotografía o un PDF escaneado con inteligencia artificial es una acción que tú decides con un botón: en ese caso la imagen viaja tal cual al proveedor de IA que corresponda a tu modelo, y puede contener lo que escribiste en la hoja, incluidos nombres. El proveedor devuelve una descripción y un nombre sugerido; la identificación del paciente se hace en tu navegador, cruzando ese nombre con tu lista, que nunca se envía. Cuando el texto extraído de un adjunto o de un documento del historial previo acompaña una consulta a la IA —el asistente de la ficha conoce el índice de esos documentos y pide su contenido completo solo cuando la pregunta lo requiere, y únicamente si el paciente consintió el uso de IA—, antes se sustituye el nombre del paciente por un alias y se tachan correos, enlaces y secuencias largas de dígitos; de los documentos que el paciente firmó, el asistente conoce solo el título y la fecha, nunca su contenido.
Documentos firmados por enlace
Si envías a un paciente un documento para firmar por enlace —un consentimiento informado, un contrato de encuadre, un protocolo—, guardamos una copia del documento tal como se lo mostraste, y al aceptarlo registramos como evidencia el nombre que escribió, la fecha y la hora, la dirección IP y el navegador desde el que aceptó; el paciente ve este aviso antes de pulsar. El enlace caduca a los 30 días. Solo los consentimientos informados llevan el anexo sobre el tratamiento de datos y afectan a los permisos del paciente; firmar otro documento no los cambia. Revocar un documento lo marca con fecha; la evidencia de que un día se firmó no se destruye, porque es lo que te permite demostrarlo.
Cambios de cita por enlace
Si le envías a un paciente el enlace de una cita, desde él ve su nombre de pila, tu nombre y la fecha y hora de la cita, y puede cambiarla a otra hora libre de tu horario o cancelarla, según las reglas que tú fijas. Para ofrecerle horas se consultan tu agenda, tus horas cerradas y las horas ocupadas de tu Google Calendar, sin sus títulos. Guardamos qué hizo y cuándo —la hora anterior y la nueva, o que canceló y si fue con menos antelación de la que pide tu política—, sin su dirección IP, y te avisamos por correo. Cada enlace sirve para un cambio y deja de mostrar nada una semana después de la cita.
Recordatorios y mensajes a tus pacientes
Los correos de recordatorio, de cumpleaños, de seguimiento y de tareas se envían a través de Resend a tu nombre, con tu correo como respuesta; Resend recibe el nombre y el correo del destinatario y el texto del mensaje, que tú escribes y que nunca incluye diagnóstico ni historia clínica. Los avisos automáticos por WhatsApp, si los activas, salen desde un número de Mentanas a través de la API de WhatsApp Business de Meta: llevan solo el nombre de pila del paciente, tu nombre visible, la fecha, la hora y la modalidad de la cita, o un enlace a su documento, cuestionario o actividad, y nunca su contenido. Solo se envían a pacientes que respondieron «Sí» a la pregunta de permiso, sobre el número al que se les preguntó; pueden escribir BAJA en cualquier momento. Meta recibe su número de teléfono y ese texto. Lo que el paciente responda al número se guarda cifrado y solo lo lees tú. El botón que abre tu propio WhatsApp con el mensaje escrito no pasa por Mentanas.
Seguridad
Aislamos los datos de cada profesional con seguridad a nivel de fila (RLS) y con permisos mínimos en la base de datos, ciframos los identificadores sensibles y los tokens de integraciones, protegemos el registro y el inicio de sesión con confirmación de correo y con el desafío anti-robots de Cloudflare (Turnstile), y las páginas que abre un paciente nunca leen la base de datos directamente. Ningún sistema es 100% infalible, pero trabajamos para protegerlos.
Conservación y eliminación
Conservamos los datos mientras la cuenta esté activa o según lo requiera la ley. El profesional puede eliminar un paciente desde su ficha y su cuenta entera desde Configuración, sin escribirnos: la eliminación borra la cuenta, todas sus tablas y los archivos de sus pacientes de forma definitiva. Los registros técnicos de errores del servidor se conservan 30 días y no contienen datos clínicos.
Métricas de uso
Para saber qué funciones se usan y detectar fallos contamos, por cuenta y por día, cuántas veces se usó cada función. Ese contador no guarda la hora ni el paciente, a propósito: no puede reconstruir la agenda de nadie. No usamos herramientas de analítica de terceros en la aplicación.
Encargados y subencargados
Para prestar el servicio nos apoyamos en proveedores que actúan como encargados: Supabase (base de datos, autenticación y almacenamiento de archivos, EE.UU.), Cloudflare (servidor de la aplicación web, CDN y desafío anti-robots), Resend (envío de los correos a tus pacientes; recibe nombre, correo y el texto del mensaje), Lemon Squeezy (cobro de la suscripción Pro; recibe tu correo y tus datos de pago, que Mentanas nunca almacena), Google (solo si conectas tu calendario, y solo tus citas), los proveedores de asistencia de IA según el modelo elegido (actualmente Groq, Google, OpenAI y Anthropic, principalmente en EE.UU.) y Meta (API de WhatsApp Business, para los avisos por WhatsApp que actives; recibe el número del paciente y el texto del aviso). Con ellos mantenemos acuerdos de tratamiento de datos (DPA).
Tus derechos
Puedes ejercer tus derechos de acceso, rectificación, eliminación, oposición y portabilidad escribiéndonos al correo de contacto, y la mayoría sin escribir a nadie: cada ficha de paciente permite exportar todos sus datos en un archivo descargable y eliminarlo, y tu cuenta se exporta y se elimina desde Configuración. Los pacientes ejercen sus derechos a través del profesional que los atiende, que es el responsable de su historia clínica.
Contacto
Para cualquier consulta sobre privacidad: [email protected].